ÜbersetzerInnen sind manchmal wie Eichhörnchen: sie sammeln unermüdlich Links und online verfügbare Ressourcen (Terminilisten, Glossare und Ähnliches) und verstauen sie an einem sicheren Ort für Notzeiten. Doch wenn die Not dann am größten ist, können sie sich oft nicht an die genaue Lage ihrer versteckten Schätze erinnern, ja, manchmal vergessen sie gar, dass sie diese Verstecke überhaupt angelegt haben.
Eichhörnchen (Sciurus vulgaris) von Ray eye unter CC BY-SA 2.0
Wie kommen ÜbersetzerInnen aus dieser „Eichhörnchen-Falle“ heraus? Besser: tappen erst gar nicht hinein? Natürlich ist eine gut strukturierte Ablage immer empfehlenswert, am allerbesten mit direkter Integration in das CAT-Tool. Denn die wertvollsten terminologischen und sonstigen Quellen sind auf die Dauer nutzlos, wenn sie nicht möglichst reibungsarm in den Übersetzungsworkflow eingebettet sind (Zitat von mir). Falls diese CAT-Tool-Integration aber nicht möglich oder (noch) nicht gewünscht ist, sollten die Datenschätze wenigstens an einem zentralen Ort gesammelt werden. Auf meinen Seminaren erzählen ÜbersetzerInnen immer wieder, dass sie vom Kunden Terminologielisten im Excel-Format zur Verfügung gestellt bekommen oder dass sie im Internet gefundene Glossare und selbst erstellte Terminilisten im Excel-Format auf ihrem Rechner gespeichert haben – diese aber kaum effektiv nutzen. Im Folgenden soll es daher um die Nutzbarmachung von Excel-Dateien außerhalb von CAT-Tools mit dem „Glossarmanager“ der TransTool-Suite gehen.
Die TransTool-Suite
Die TransTools-Suite ist eine kostenlose Sammlung von Spezialtools für ÜbersetzerInnen, die in verschiedene Microsoft-Office-Anwendungen (Add-Ins für Word, Excel, Visio) und Autocad integriert sind. Der Entwickler Stanislav Okhvat stellt das TransTools-Paket auf www.translatortools.net als freie Software zur Verfügung. In der neuesten Version (1.6) ist nun auch ein Glossarmanager für Excel-Dateien enthalten.
Das EuroVoc-Glossar
Zur Verdeutlichung der Funktionsweise des Glossarmanagers nehme ich EuroVoc, einen mehrsprachigen multidisziplinären Thesaurus, der die Terminologie der Tätigkeitsbereiche der Europäischen Union abdeckt und als mehrsprachige Liste im XLS-Format hier heruntergeladen werden kann.
Die derzeit 6796 Einträge umfassende Excel-Liste präsentiert sich im Originalzustand so (Ausschnitt):
Nach dem Herunterladen habe ich diese Liste für meine Zwecke in Excel angepasst und die überflüssige erste Spalte mit den ID-Nummern gelöscht. Außerdem habe ich den Bearbeitungsstand meiner EuroVoc-Datei (mit Version und Datum) in die Spalten C und D eingetragen:
Den Glossarmanager in Excel aufrufen
Nach der TransTools-Installation (Anleitung hier) wird TransTool als Add-In in Excel angezeigt. Zusätzlich habe ich die TransTools-Glossarsuchfunktion auch in der Symbolleiste für den Schnellzugriff platziert:
Glossare konfigurieren
Grundsätzlich ist es möglich, mehrere Tabellenblätter innerhalb einer Excel-Datei als Glossar zu konfigurieren. Das Fenster für die Glossarkonfiguration sieht so aus:
Der TransTools-Glossarmanager markiert alle fehlerhaften oder unvollständigen Eingaben mit einem roten Ausrufezeichen.
Zunächst erwartet TransTools folgende Eintragungen:
- Name des Tabellenblatts, das ein Glossar enthält
- Nummer der Zeile, in der die Spaltenköpfe stehen
- Nummer der Zeile, in der die Einträge beginnen
Danach sind die Spaltenparameter anzugeben, also ob eine Spalte Termini oder sonstige Informationen enthält, gegebenenfalls auch die Sprache der Einträge. Diese Einstellungen sind für jede Spalte gesondert vorzunehmen:
Nach Abschluss der Konfiguration („Save“) erscheint ein Hinweis zur Speicherung der Einstellungen:
Außerdem ist zu beachten, dass der Name des als Glossar konfigurierten Tabellenblatts nun nicht mehr geändert kann, ohne die jeweilige Konfiguration zu verlieren. Eine Neukonfiguration ist aber natürlich jederzeit möglich.
Glossare abfragen
Die konfigurierten Glossare können nun über den Glossarmanager abgefragt werden. Direkt nach der Eingabe eines Wortes oder Wordfragments erscheinen die Treffer:
Alternativ kann der Benutzer auch eine andere Anzeigeform wählen:
Den Glossarmanager optimal nutzen
Da sich der TransTools-Glossarmanager nur aus einem Excel-Dokument heraus aufrufen lässt, ist es sinnvoll, in dieser Excel-Datei möglichst viele Glossare (als Tabellenblätter) unterzubringen. Denn nur so kann das übersetzerische Eichhörnchen in Notzeiten alle terminologischen Vorräte nutzen. Und in Zeiten des Überflusses können einzelne Tabellenblätter ja auch von der Glossarsuche ausgeschlossen werden.
Viele weitere Hinweise zur Nutzung des Glossarmanagers finden sich auf Stanislav Okhvat Website (hier und hier).
Nachtrag vom 04.05.2012: Die neue Version der TransTools-Suite (1.7) bietet weitere nützliche Funktionen, die im Artikel Der TransTools-Glossarmanager mausert sich beschrieben sind.
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